Propida Solutions AB, organisationsnummer 559186-5448, med adress Slipgatan 1, 117 39 Stockholm, (”Propida”, ”vi”, ”oss”) tillhandahåller en plattform som används för att digitalisera informationsflödet och samarbetet mellan fastighetsägare, entreprenörer och hyresgäster för att åstadkomma en snabbare fastighetsservice (”Plattformen”) och en webbplats med mer information om Plattformen (”Webbplatsen”).

Din integritet är viktig för oss. Därför vill vi skydda den information du delar med oss. Vi anser att du har rätt att känna till vilka rutiner vi tillämpar avseende den information vi samlar in när du ansluter till, besöker eller använder Plattformen och/eller Webbplatsen.

Den här integritetspolicyn (”Integritetspolicyn”) beskriver Propidas rutiner för att samla in, använda och lämna ut personuppgifter. Eftersom det beror på i vilken roll du har kontakt med oss, vilka uppgifter vi behandlar och hur, har vi delat upp informationen i olika avsnitt som riktar sig till olika roller (se avsnitt 3 – 6).

1                   Personuppgiftsansvarig

1.1               Den här Integritetspolicyn gäller Propidas behandling av dina personuppgifter som personuppgiftsansvarig. När Propida behandlar uppgifter om dig i enlighet med vad som anges i avsnitt 3-6 nedan uppträder Propida som personuppgiftsansvarig.

1.2               Om du är en användare av plattformen, observera att vår kund, det vill säga fastighetsföretaget som har gett dig tillgång till Plattformen (”Kunden”), är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling av dina personuppgifter i Plattformen, däribland för text, bilder och annat innehåll som du laddar upp i Plattformen. Propida är personuppgiftsbiträde åt Kunden avseende sådan behandling och får endast behandla uppgifterna i enlighet med Kundens instruktioner. Om du vill ha information om Kundens behandlingar av dina personuppgifter på Plattformen, vänligen kontakta Kunden.

2                   När behandlar Propida personuppgifter om dig?

2.1               Personuppgifter är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person som är i livet, exempelvis namn, adress, foto och lokaliseringsuppgifter. Propida samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du:

i)       Skapar ett konto och använder Plattformen (se avsnitt 3);

ii)      Är företrädare för Kunden, en leverantör eller en annan samarbetspartner till Propida (se avsnitt 4);

iii)    Har kontakt med oss, exempelvis på Webbplatsen, i sociala medier, via e-post, post, telefon eller vår supporttjänst och (se avsnitt 5); eller

iv)    Prenumererar på Propidas nyhetsbrev (se avsnitt 6).

3                   Behandling av uppgifter om DIG som skapar ett konto och använder Plattformen

3.1               Kategorier av personuppgifter som behandlas:

·       Namn, e-postadress, befattning/titel och telefonnummer;

·       Användar-ID, inloggningsdetaljer, åtkomstloggar och händelseloggar; samt

·       IP-adress och information relaterad till din användning av Plattformen (t.ex. vilka funktioner/tjänster i Plattformen du använder mest, hur mycket tid du spenderar i Plattformen, vilken typ av enhet du använder för att ansluta till Plattformen, etc.). För mer information om Propidas användning av cookies i Plattformen, se avsnitt 13.

3.2               Ändamål med personuppgiftsbehandlingen

·       Tillhandahålla och administrera användarkonton till Plattformen.

·       Verifiera din identitet när du loggar in på Plattformen och för att förhindra eller upptäcka missbruk.

·       Samla in statistik angående användningen av Plattformen och för att underhålla, utveckla, testa och förbättra Plattformen.

3.3               Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Propida behandlar dina personuppgifter för ändamålen listade i punkt 3.2 med stöd av en intresseavvägning.

3.4               Lagringstid

Dina personuppgifter som behandlas för att tillhandahålla Plattformen till dig och för att verifiera din identitet när du loggar in i Plattformen samt för att förhindra och upptäcka missbruk lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen. Användaruppgifter raderas normalt senast 6 månader efter att användarkontot till Plattformen har avslutats.

Dina personuppgifter som samlas in som statistik angående användningen av Plattformen behandlas för detta ändamål momentant i samband med att uppgifterna sammanställs. Därefter kan uppgifterna inte längre kopplas till dig och utgör därför inte längre personuppgifter. Aggregerade och/eller anonymiserade uppgifter som härrör från ditt konto i Plattformen kan finnas kvar på Propidas servrar under obestämd tid.

4                   Behandling av uppgifter om dig som är företrädare för Kunden, en leverantör eller en annan samarbetsparter till Propida

4.1               Kategorier av personuppgifter som behandlas:

·       Kontaktuppgifter; namn, telefonnummer, e-mailadress och befattning.

4.2               Ändamål med personuppgiftsbehandlingen

·       Administrera Propidas relation med avtals- eller samarbetspartnern.

·       Skicka erbjudanden och marknadsföring till dig gällande våra tjänster via e-post.

4.3               Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Propida behandlar dina personuppgifter för ändamålen listade i punkt 4.2 med stöd av en intresseavvägning.

4.4               Lagringstid

Dina personuppgifter behandlas så länge som det krävs för att administrera Propidas relation med avtals- eller samarbetspartnern, t.ex. så länge avtalet/samarbetet består och du är korrekt kontaktperson hos ett bolag som Propida har ett avtal eller ett samarbete med.

Dina personuppgifter behandlas för att skicka erbjudanden och marknadsföring för en tid om (1) år efter att avtalet eller samarbetet upphört, om du inte tackar nej till erbjudanden och marknadsföringsutskick dessförinnan.

5                   Behandling av uppgifter om dig SOM har kontakt med oss, exempelvis på Webbplatsen, i sociala medier, via e-post, post, telefon eller vår supporttjänst

5.1               Kategorier av personuppgifter som behandlas:

·       Uppgifter som återfinns i ostrukturerat material t.ex. i löpande text i korrespondens, chattar, ljud och bild.

·       IP-adress och information relaterad till din användning av Webbplatsen. För mer information om Propidas användning av cookies i på Webbplatsen, se avsnitt 13.

5.2               Ändamål med behandlingen

·       Hantera kommunikation.

·       Samla in statistik angående användningen av Webbplatsen och för att underhålla, utveckla, testa och förbättra Webbplatsen.

5.3               Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Bolaget behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.

5.4               Lagringstid

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, t.ex. så länge det krävs för att hantera ett ärende som inkommit via e-post.

Dina personuppgifter som samlas in som statistik angående användningen av Webbplatsen behandlas för detta ändamål momentant i samband med att uppgifterna sammanställs. Därefter kan uppgifterna inte längre kopplas till dig och utgör därför inte längre personuppgifter. Aggregerade och/eller anonymiserade uppgifter som härrör från din användning av Webbplatsen kan finnas kvar på Propidas servrar under obestämd tid.

6                   Behandling av uppgifter om dig som prenumererar på Propidas nyhetsbrev

6.1               Kategorier av personuppgifter som behandlas

·       E-mailadress.

6.2               Ändamålen med behandlingen

·       Skicka nyhetsbrev till dig som prenumererar på Propidas nyhetsbrev.

6.3               Laglig grund för personuppgiftsbehandlingen

Propida behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.

6.4               Lagringstid

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen dvs. så länge du inte valt att säga upp prenumerationen på Propidas nyhetsbrev.

7                   Hur vi lämnar ut dina personuppgifter

7.1               Propida kommer inte att lämna ut personuppgifter vi samlar in till tredje parter utom i den utsträckning som uttryckligen anges i detta dokument.

7.2               Vi kan anlita externa partner för att utföra tjänster på uppdrag av Propida, exempelvis att tillhandahålla IT-tjänster, betalningstjänster eller hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. För att fullgöra dessa tjänster kan dessa parter behöva få tillgång till dina personuppgifter. Propida har tecknat avtal med dessa externa partner i syfte att skydda dina personuppgifter.

7.3               Dina personuppgifter kan också lämnas ut om det är nödvändigt för att uppfylla lag- eller myndighetskrav, för att skydda Propidas rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förhindra missbruk eller andra säkerhetsfrågor eller tekniska frågor.

7.4               Vi kan lämna ut uppgifter i anonymiserad och aggregerad form till våra partner för att kunna ge dig relevanta erbjudanden som omfattas av ditt samtycke. Vi kommer aldrig att ämna ut dina personuppgifter eller användaruppgifter till dessa partner på ett sätt som gör att de kan identifiera vem du är.

7.5               Dina uppgifter kan överföras till eller lagras i ett land utanför EU/EES. Om dina personuppgifter överförs eller lagras utanför EU/EES kommer vi att se till att de överförs i enlighet med denna Integritetspolicy och såsom tillåts enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, exempelvis genom att teckna dataöverföringsavtal som innehåller EU-kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter utanför EU/EES.

7.6               Observera att Plattformen innehåller en delningsfunktion som gör att användaren kan skicka vissa uppgifter till andra användare med hjälp av Plattformen. Propida ansvarar inte för kontakten mellan användare som kontaktar varandra genom Plattformen och ansvarar inte heller för skada som kan uppkomma till följd av sådan kontakt.

8                   Säkerhetsåtgärder

Det är vår högsta prioritet att skydda din integritet och dina personuppgifter och hindra obehörig åtkomst till eller användning av dem. För att uppnå detta använder vi allmänt erkända teknologier och interna processer som är standard i branschen. Personuppgifterna hålls på servrar hos Propidas underleverantör som tillämpar rigorösa säkerhetsnormer (både fysiska och logiska). Dessutom tillämpar vi moderna krypteringsmekanismer. Vi använder också ett säkert tillståndshanterings- och revisionssystem som utnyttjar brandväggs- och nätverksåtkomstfiltrering samt säkerhetsgruppsmekanismer. Observera dock att det förekommer risker som är naturligt förknippade med överföring av information via internet eller andra metoder för elektronisk lagring och vi kan inte garantera att obehörig åtkomst aldrig kommer att ske.

9                   Länkar till tredje parters webbplatser

Vissa länkar i Plattformen och/eller Webbplatsen gör att användare kan lämna vår Plattform och/eller Webbplats och besöka webbplatser eller tjänster som inte tillhör Propidas webbplatser eller tjänster. Dessa länkar tillhandahålls enbart av praktiska skäl. Propida har ingen kontroll över dessa webbplatser och tjänster och vi ansvarar inte för kvaliteten på sådana externa webbplatser eller tjänster. Du bör alltid läsa sådana dokument noggrant innan du använder webbplatsen eller tjänsten i fråga så att du vet vilken slags information de samlar in.

10                Dina rättigheter

10.1            Enligt tillämplig dataskyddslagstiftning har du flera rättigheter avseende de personuppgifter du har lämnat till oss. Dessa omfattar en rätt att begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig, att få felaktiga uppgifter om dig rättade, att begära att Propida upphör att behandla dina personuppgifter, att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, att utöva din rätt till dataportabilitet och att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan utöva dessa rättigheter när som helst genom att kontakta oss på hej@propida.se. Observera att några av de rättigheter som anges ovan endast kan utövas i vissa situationer, exempelvis rätten till dataportabilitet, som endast gäller när personuppgifter behandlas med stöd av ett avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiskt.

10.2            Du kan också lämna in klagomål till tillämplig dataskyddsmyndighet om du anser att dina personuppgifter behandlas eller har behandlats i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning.

11                Ändringar av denna integritetspolicy

Vi förbehåller oss rätten att när som helst ändra denna Integritetspolicy och vi rekommenderar att du besöker denna sida regelbundet för att kontrollera om något har ändrats. Om vi gör väsentliga ändringar kommer vi att publicera ett meddelande på Plattformen, Webbplatsen och/eller skicka ett e-postmeddelande angående ändringarna till den e-postadress du har lämnat till oss. Väsentliga ändringar av detta slag träder i kraft [●] dagar efter den dag som inträffar först av den dag information publiceras om ändringen på Plattformen, Webbplatsen och/eller information översänds till dig via e-post.

12                Kontaktuppgifter

Kontakta oss enligt nedanstående kontaktuppgifter om du har några frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter eller be om mer information om dina rättigheter.

E-postadress: hej@propida.se

Adress: Propida Solutions AB, Slipgatan 1, 117 39, Stockholm. 

13                Cookies

13.1            Cookies (informationskapslar) gör att vi kan känna igen din enhet (t.ex. dator, mobil eller surfplatta) och samla in uppgifter om vilka webbplatser och funktioner du har besökt med den aktuella utrustningen. De gör också att vi kan spara dina inställningar när du tittar på olika sidor på webbplatsen eller återvända till samma webbplats senare. Cookies används ibland för att samla in uppgifter som anses utgöra personuppgifter, som exempelvis IP-adresser och information kopplad till IP-adressen, men inga personuppgifter som är direkt hänförliga till dig som person. I stort sett alla webbplatser använder cookies och det är ofta nödvändigt för att webbplatser ska fungera.

13.2            Cookies raderas antingen automatiskt när användaren stänger sin webbläsare (så kallade sessionscookies) eller lagras på användarens dator för att underlätta framtida besök på webbplatsen (så kallade permanenta cookies). Permanenta cookies bör också raderas, antingen automatiskt eller efter en viss tid.